Boşa Giden Randevular, Kayıp Gelirler: İyi Planlama ile Karlılığı Artırmanın 5 Yolu

Boşa Giden Randevular, Kayıp Gelirler

Kliniklerin en büyük gizli maliyetlerinden biri, boşa giden randevulardır. Gelmeyen hastalar, son dakika iptalleri ya da plansız boş kalan zaman dilimleri sadece verimsizlik değil; doğrudan kayıp gelir anlamına gelir. Ancak iyi bir planlama sistemi ile bu durum büyük ölçüde kontrol altına alınabilir. İşte kliniğinizin kârlılığını artırmak için kullanabileceğiniz 5 etkili yöntem:

1. Randevu Hatırlatma Sistemleri Kullanın (Ama Doğru Kurguyla)

Hasta randevusunu unuttuğu için gelmediyse, bu teknik bir kayıptır. WhatsApp, SMS veya e-posta hatırlatmalarıyla bunu kolayca önleyebilirsiniz. Ancak her hatırlatma mesajı etkili değildir.İpucu: Mesajlar kişiselleştirilmiş, sade ve eyleme yönlendirici olmalı. Örneğin:“Sayın Ayşe Hanım, 13 Mayıs Pazartesi 14:00’teki cilt bakımı randevunuz için sizi kliniğimizde bekliyoruz. Katılamayacaksanız lütfen bildiriniz.”

2. No-Show Analizi Yapın ve Sebepleri Anlayın

Boşa giden her randevuyu sadece iptal olarak görmek yerine, bir veri olarak değerlendirin.

• En çok hangi gün/saat aralıklarında iptal oluyor?

• Hangi hizmetlerde randevuya gelmeme oranı yüksek?

• Hangi danışanlar tekrar tekrar iptal ediyor?

Bu sorulara yanıt vererek, randevu stratejinizi kişiselleştirebilir, riskli boşlukları yeniden planlayabilirsiniz.

3. Çift Aşamalı Onay Sistemi Kullanın

Randevunun bir kez alınması yetmez. Takvim yaklaşırken bir kez daha onay almak, gelmeme oranını ciddi ölçüde azaltır.Nasıl Uygulanır?

1. Hasta randevuyu alır.

2. Randevu gününden bir gün önce: "Yarınki randevunuzu teyit ediyor musunuz?"Onay alınamayan boşluklar hızlıca başka hastalara sunulabilir.

4. İptal Politikası Oluşturun ve Net Bir Dille Paylaşın

Ücretsiz iptal süreleri, geç gelen hastalar, son dakika iptalleri… Bunların sınırları belirsizse, suistimale açık hale gelir.

Profesyonel duruşunuz için:

• 24 saat kala ücretsiz iptal gibi net kurallar belirleyin

• Bu politikayı ilk randevuda ve dijital iletişimlerde görünür kılın

• Gerekirse küçük bir iptal ücreti talep edin (özellikle yoğun hizmetlerde)

Bekleme Listesi Oluşturma

5. Boşlukları Yönetmek İçin Bekleme Listesi Oluşturun

Son dakika iptalleri bazen kaçınılmazdır. Ancak bunu avantaja çevirebilirsiniz.

Bekleme listesi olan bir klinik:

• Boşlukları hızla doldurur

• Sadık hastalarına esneklik sunar

• Verimsiz zamanları minimumda tutar

Özellikle popüler uygulamalarda, acil tedavi isteyen hastalar için bu liste büyük fark yaratabilir.

Sonuç: Planlama = Kârlılık + İtibar

İyi bir randevu sistemi, sadece saatleri doldurmaz; zamanı yönetir, hasta deneyimini iyileştirir ve kliniğinize profesyonellik kazandırır.Boşa giden zamanlar yerine verimli geçen seanslarla dolu bir klinik için, bu 5 adımı bugün uygulamaya başlayabilirsiniz.

Profesyonel Klinik Yönetimi Danışmanlığı

"Mutlu Klinikler, Mutlu Misafirler"